Tenho uma reunião: será que é preciso?

Muitos de nós já nos perguntamos um dia, dentro das empresas onde trabalhamos: será que este assunto precisava mesmo de uma reunião para ser discutido? Pois bem, este é um dos grandes males do atual cenário corporativo. Quanto maior a organização, maior a “necessidade” de reuniões. Poucos valorizam, mas compreender a necessidade e saber conduzir uma reunião é uma arte. Tanto é que poucos dominam esta habilidade, transformando pequenos encontros em intermináveis fóruns de discussões, onde o problema acaba tendo maior relevância do que as soluções. E isso gera uma série de transtornos internos que o gestor, na maioria das vezes, pouco percebe ou não quer enxergar.

Antes de qualquer coisa, é fundamental que reuniões só sejam realizadas quando houver assunto(s) relevante(s). Pode parecer redundância, mas na prática, é comum ver reuniões de equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em uma mesa de almoço ou em um simples email enviado para as pessoas certas. Quando o tema é relevante, as pessoas se sentem mais motivadas a buscar soluções. Outro fator de motivação é a organização e o agendamento prévio das reuniões, com horário de início e, principalmente, de término. Como diz um ditado, “urgente é tudo aquilo que você não conseguiu fazer em tempo hábil”. E uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Uma boa reunião é como uma dança: basta habilidade na condução que o resto acontece por si só.

Corrigir ou adequar o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não necessariamente fácil de ser realizado e implementado de forma a trazer resultados positivos. As reuniões, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o seu próprio. Por isso, além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Isto reduz o tempo útil das reuniões e os participantes não perdem tempo juntando informações das quais ninguém vai precisar. Outro ponto importante: as informações úteis para os participantes devem ser disponibilizadas a todos antes da reunião, de forma simples e organizada. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas. E isso nem sempre é feito pelos gestores, que preferem cobrar soluções sem, antes, realmente entender qual é, de fato, o problema.

Em reuniões, sempre tem aqueles que adoram se expressar e acabam monopolizando as falas, o que deve ser prontamente evitado pelo líder. Hoje em dia, estamos todos “reféns” do telefone celular, mas é fundamental uma política transparente que evite a interferência desta e de outras tecnologias durante reuniões. O que vale para um serve para todos! Utilizar flip chart ou quadro na sala de reuniões (para marcar os pontos discutidos e as conclusões) pode ser útil, bem como a solicitação de um funcionário para registro de ata. Organização na limpeza do ambiente é fundamental! E um ponto crucial: o líder deve, sempre, ser a referência para que a reunião se inicie no horário certo. E, obviamente, respeitar o horário de término.

A todos, uma excelente reunião!